The new workflow management of Oracle´s Hyperion Planning

The new workflow management of Oracle´s Hyperion Planning: Define more details with Planning Unit Hierarchies and Promotional Paths

By Alexandra Georgescu on Mar 27, 2012

After having been almost unchanged for several years, starting with the 11.1.2 release of Oracle´s Hyperion Planning the Process Management has not only got a new name: “Approvals” now is offering the possibility to further split Planning Units (comprised of a unique Scenario-Version-Entity combination) into more detailed combinations along additional secondary dimensions, a so called Planning Unit Hierarchy, and also to pre-define a path of planners, reviewers and approvers, called Promotional Path. I´d like to introduce you to changes and enhancements in this new process management and arouse your curiosity for checking out more details on it.

One reason of using the former process management in Planning was to limit data entry rights to one person at a time based on the assignment of a planning unit. So the lowest level of granularity for this assignment was, for a given Scenario-Version combination, the individual entity. Even if in many cases one person wasn´t responsible for all data being entered into that entity, but for only part of it, it was not possible to split the ownership along another additional dimension, for example by assigning ownership to different accounts at the same time. By defining a so called Planning Unit Hierarchy (PUH) in Approvals this gap is now closed. Complementing new Shared Services roles for Planning have been created in order to manage set up and use of Approvals:

The Approvals Administrator consisting of the following roles:

• Approvals Ownership Assigner, who assigns owners and reviewers to planning units for which Write access is assigned (including Planner responsibilities).
• Approvals Supervisor, who stops and starts planning units and takes any action on planning units for which Write access is assigned.
• Approvals Process Designer, who can modify planning unit hierarchy secondary dimensions and entity members for which Write access is assigned, can also modify scenarios and versions that are assigned to planning unit hierarchies and can edit validation rules on data forms for which access is assigned. (this includes as well Planner and Ownership Assigner responsibilities)

Set up of a Planning Unit Hierarchy is done under the Administration menu, by selecting Approvals, then Planning Unit Hierarchy. Here you create new PUH´s or edit existing ones. The following window displays:

After providing a name and an optional description, a pre-selection of entities can be made for which the PUH will be defined. Available options are:

• All, which pre-selects all entities to be included for the definitions on the subsequent tabs
• None, manual entity selections will be made subsequently
• Custom, which offers the selection for an ancestor and the relative generations, that should be included for further definitions.

Finally a pattern needs to be selected, which will determine the general flow of ownership:

Free-form, uses the flow/assignment of ownerships according to Planning releases prior to 11.1.2

In Bottom-up, data input is done at the leaf member level. Ownership follows the hierarchy of approval along the entity dimension, including refinements using a secondary dimension in the PUH, amended by defined additional reviewers in the promotional path.

Distributed, uses data input at the leaf level, while ownership starts at the top level and then is distributed down the organizational hierarchy (entities). After ownership reaches the lower levels, budgets are submitted back to the top through the approval process.

Proceeding to the next step, now a secondary dimension and the respective members from that dimension might be selected, in order to create more detailed combinations underneath each entity.

After selecting the Dimension and a Parent Member, the definition of a Relative Generation below this member assists in populating the field for Selected Members, while the Count column shows the number of selected members. For refining this list, you might click on the icon right beside the selected member field and use the check-boxes in the appearing list for deselecting members.

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TIP:

In order to reduce maintenance of the PUH due to changes in the dimensions included (members added, moved or removed) you should consider to dynamically link those dimensions in the PUH with the dimension hierarchies in the planning application. For secondary dimensions this is done using the check-boxes in the Auto Include column. For the primary dimension, the respective selection criteria is applied by right-clicking the name of an entity activated as planning unit, then selecting an item of the shown list of include or exclude options (children, descendants, etc.).

Anyway in order to apply dimension changes impacting the PUH a synchronization must be run. If this is really necessary or not is shown on the first screen after selecting from the menu Administration, then Approvals, thenPlanning Unit Hierarchy: under Synchronized you find the statuses Yes, No or Locked, where the last one indicates, that another user is just changing or synchronizing the PUH. Select one of the not synchronized PUH´s (status No) and click the Synchronize option in order to execute.

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In the next step owners and reviewers are assigned to the PUH.

Using the icons with the magnifying glass right besides the columns for Owner and Reviewer the respective assignments can be made in the order that you want them to review the planning unit. While it is possible to assign only one owner per entity or combination of entity+ member of the secondary dimension, the selection for reviewers might consist of more than one person. The complete Promotional Path, including the defined owners and reviewers for the entity parents, can be shown by clicking the icon. In addition optional users might be defined for being notified about promotions for a planning unit.

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TIP:

Reviewers cannot change data, but can only review data according to their data access permissions and reject or promote planning units.

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In order to complete your PUH definitions click Finish - this saves the PUH and closes the window. As a final step, before starting the approvals process, you need to assign the PUH to the Scenario-Version combination for which it should be used. From the Administration menu select Approvals, then Scenario and Version Assignment.

Expand the PUH in order to see already existing assignments. Under Actions click the add icon and select scenarios and versions to be assigned. If needed, click the remove icon in order to delete entries.

After these steps, set up is completed for starting the approvals process. Start, stop and control of the approvals process is now done under the Tools menu, and then Manage Approvals.

The new PUH feature is complemented by various additional settings and features; some of them at least should be mentioned here:

Export/Import of PUHs:

Out of Office agent:

Validation Rules changing promotional/approval path if violated (including the use of User-defined Attributes (UDAs)):

And various new and helpful reviewer actions with corresponding approval states.

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METODOLOGÍA

El enfoque de la administración de proyecto integra dos conceptos fundamentales para lograr el éxito: comenzar con métodos probados y eficaces  y aprovechar los beneficios de la sinergia que se genera en el trabajo en equipo.

Desarrollamos y aplicamos métodos integrales que sirven de guía para los proyectos y se adaptan a las características específicas de cada negocio.  Entendemos que un equipo de proyecto sólido se enriquece con los recursos que cada una de las partes incorpora al proyecto.  Esa combinación e interacción  de un buen criterio empresario con la experiencia técnica aumenta las probabilidades de éxito de cada proyecto

Ésta metodología identifica las funciones de negocio, procesos y tareas requeridas para el desarrollo e implementación de una solución de EPM / BI. Soporta el concepto de EPM / BI en continua evolución en respuesta a los requerimientos cambiantes del negocio, y a los adelantos en tecnologías de hardware y software.

INTEGRACIÓN DE DATOS

Nuestras soluciones de integración permiten cubrir todas las necesidades de integración a distintos niveles (integración de datos, integración de aplicaciones, integración de procesos, integración de información).

Con nuestras soluciones es posible analizar, recoger, validar, transformar y distribuir la información de manera confiable, relevante y completa, reduciendo los costos e incrementando, por lo tanto, la rentabilidad de la compañía.

Extraction, transformation and loading (ETL) – Extraer, transformar y cargar los datos de toda la empresa de manera eficiente y a bajos costos.

• Conectividad: Aprovechar todos los datos, independientemente de la fuente.
• Master Data Management – desarrollar rápidamente y con fiabilidad una visión unificada de datos y matadoatos empresariales de múltiples fuentes, sectores y negocios
• Lipienza de datos: Limpiar, mejorar y monitorear los datos para crear información coherente y fiable.
• Trazabilidad: auditoria y trazabilidad de nuestra inforamcion es una competencia fundamental para los negocios actuales.
• Seguridad: Proteger la información confidencial frente a usos fraudulentos o amenazas internas a través de técnicas avanzadas de control de
• activos.

CONTROL DE GESTIÓN

Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control d gestión como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Los sistemas de control deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

• Ser entendibles.
• Seguir la forma de organización.
• Rápidos.
• Flexibles.
• Económicos.

“El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello.” De allí la importancia fundamental de la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.

Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de esos objetivos

Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento de cada objetivo.

El proceso de control de gestión, por tanto, partiendo de la definición clásica del control, retomando criterios de otros autores y ajustado a las necesidades actuales de gestión de información y añadiendo elementos no formales de control pudiera plantearse en cinco puntos

1. Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.

2. Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera que realice cada responsable y/o unidad.

3. Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.

4. Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes departamentos.

5. Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que permita la toma de decisiones correctivas.

Claryen provee la plataforma de control de gestión y conocimiento funcional del negocio adecuado para cada organización, permitiendo implementar y desarrollar un sistema de control de gestión que maximice los recursos y rentabilidad de su empresa.

BALANCE SCORECARD

El cuadro de mando integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC) es la herramienta que ordena, traduce y organiza los objetivos y planes estratégicos de una organización. El concepto rompe con el sistema tradicional de administración del presupuesto que sólo se concentra en el resultado financiero.
Posee dos componentes importantes de trabajo: El mapa de la estrategia y el tablero balanceado donde se representan visualmente las perspectivas que el modelo busca atacar y llevan a la empresa a alcanzar las ventajas estratégicas en conjunto con las operaciones de la empresa. Ese mapa incluye indicadores que miden el valor de éxito o fracaso de un objetivo, las metas, los compromisos y planes de acción.

Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia. Proporciona a los administradores una mirada global de las prestaciones del negocio.
Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia

CONSOLIDACIÓN FINANCIERA

Diseñado de manera específica para tareas de consolidación, presupuestación, cierre y gestión financiera, esta aplicación es la base sólida para asentar una cultura corporativa basada en la transparencia y el rigor.

Hyperion Financial Management permite la eliminación de transacciones entre empresas, conversiones multidivisa, cálculo de intereses minoritarios y otras funcionalidades integradas y listas para usar. Además incorpora las normas internacionales para realización de informes financieros (IFRS) y demás requisitos legales para que sus informes sean precisos y cumplan con todas las reglamentaciones vigentes.

Oracle Hyperion Financial Management ayuda a las empresas a mejorar el proceso de cierre financiero a través de la gestión centralizada de tareas a fin de que las listas de control mantenidas manualmente, relacionadas con el cierre del final de período, sean reemplazadas con paneleas orientados a la acción que brindan visibilidad y ejecución predecible.

Oracle Hyperion Financial Close Management aprovecha al máximo la tecnología de Oracle Fusion Middleware para permitir la integración mediante servicios Web en EPM, ERP y otros sistemas que participan en el proceso de cierre de operaciones. Estas tareas automatizadas pueden combinarse con tareas manuales para lograr un seguimiento centralizado e información sobre el estado de las transacciones.

La nueva aplicación soporta la gestión y el monitoreo end-to-end de todas las tareas del ciclo de cierre financiero relacionadas con el cierre del libro mayor y el libro auxiliar, la carga y mapeo de datos, consolidación financiera, creación y presentación de informes reglamentarios, actividades fiscales y del tesoro, etc. Estas tareas, en la mayoría de las empresas, abarcan múltiples unidades o divisiones de negocios, lugares geográficos, sistemas y participantes.

http://www.claryen.com/soluciones/enterprice-performance-managemnt-hyperion-oracle/consolidacion-financiera/

PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

Las empresas que planifican logran sus objetivos más fácilmente, tienen más capacidad de respuesta y su funcionamiento es más coordinado. No obstante a pesar de las evidentes ventajas, la dificultad que conlleva el realizar una planificación realista y rigurosa desanima a muchas organizaciones a la hora de adoptar este tipo de prácticas. Oracle Hyperion Planning es una aplicación que facilita los procesos de planificación operativa y financiera a todos los niveles, minimizando los recursos necesarios y maximizando los beneficios. Una herramienta imprescindible para las empresas que quieren lograr sus objetivos, en un entorno cada vez más competitivo.

Una plataforma de Planificación Profesional

La mayoría de las empresas basan sus procesos de planificación en hojas de cálculo, una herramienta inconexa que convierte la planificación en un proceso ineficaz y poco fiable. Los ciclos de planificación se alargan, aumentando la cantidad de recursos necesarios y disminuyendo la tasa de retorno. Las previsiones se vuelven más imprecisas, se merma la capacidad de respuesta y se pierden oportunidades de negocio. En pocas palabras, planificar se convierte en una tarea menos rentable de lo que es cuando se cuentan con herramientas adecuadas.

Una actividad tan crucial para la empresa tiene que ser racionalizada, Hyperion Planning es una aplicación concebida específicamente para tales propósitos. Usted podrá realizar sofisticados análisis de sus operaciones y utilizar esta información para realizar sus previsiones, sin necesidad de cambiar de herramienta. La plataforma además permite incorporar módulos adicionales como los de Planificación de Obra y Activos Fijos, que le permitirán ampliar aún más la visión y consistencia de sus planes y previsiones.

Planificación Colaborativa orientada al usuario

En Hyperion Planning todo está diseñado pensando en el usuario final, para que complejos procesos de planificación puedan realizarse sin intervención del personal de TI. La solución está totalmente integrada con herramientas ofimáticas tipo Microsoft Office, reduciendo así a la mínima expresión la necesidad de intervención manual de los usuarios sobre los datos, lo que mejora la integridad y precisión de los informes. Permite además la visualización de planes e informes sin necesidad de conocimientos informáticos.

Hyperion Planning también dispone de un Asistente que guía a los usuarios a través del proceso de planificación, mediante un sistema de tareas pendientes. -Esto permite acortar los ciclos de planificación y garantizar que estos seancompletos y fiables.

Oracle Hyperion sincroniza los procesos de planificación financiera y operativa conectando en toda la cadena de suministro las actividades de planificación.
Con Oracle Hyperion Planning usted podrá sacar partido de todas las acciones de campañas de marketing hasta la gestión de la mano de obra. Los usuarios pueden introducir factores operativos y factores que influyen en el negocio y una serie de complejas reglas comerciales calcularán sus repercusiones financieras, ampliando así el alcance de la planificación y mejorando la capacidad de respuesta ante los cambios en el mercado. Además permite incorporar al proceso de planificacición a personas ajenas al departamento financiero, e incluso a la empresa.
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